Backoffice: O que é, funções e importância nas empresas
Você sabe o que é backoffice e qual é o seu papel em uma empresa? Trata-se do conjunto de atividades que dão suporte ao funcionamento do negócio, sem relação direta com os clientes.
Contudo, são funções e processos extremamente importantes para garantir o sucesso do seu negócio e a satisfação dos seus consumidores.
Abrange áreas internas como finanças, recursos humanos, estoque, entre outras, e é essencial para a qualidade e conformidade da empresa.
Vamos mostrar neste artigo o que é esse conceito, qual é a sua importância e quais são as suas principais funções em um negócio. Boa leitura.
O que é backoffice?
O termo backoffice vem do inglês e significa literalmente “escritório de trás”, mas podemos considerar como a retaguarda de um negócio.
Ele se refere às atividades que ficam de fato nos bastidores do negócio, sem contato direto com os clientes ou com o mercado.
São funções e procedimentos importantes para garantir que a empresa tenha os recursos e ferramentas necessários para funcionar de forma plena.
Também cuidam de questões legais, fiscais, contábeis e administrativas, assegurando que estejam em dia com as suas obrigações e em conformidade com as normas vigentes.
Na prática, funciona como um suporte para o front office, que é a parte da operação que lida diretamente com os clientes e com a geração de receita.
A diferença entre backoffice e front office
O backoffice e o front office são duas partes distintas porém complementares e devem trabalhar em conjunto para garantir o sucesso do negócio.
Na retaguarda da empresa funcionam os bastidores, sem contato direto com os clientes ou com o mercado. Enquanto o front office é a parte que lida diretamente com os clientes e com a geração de receita.
É importante que no planejamento do negócio ambos sejam considerados e planejados em conjunto para a maior eficiência de todo projeto.
Por exemplo, se o front office consegue fazer um número alto de vendas, é fundamental que a retaguarda consiga os recursos para dar conta de entregar todos os pedidos.
Os desafios também são diferentes, pois na parte interna da empresa o foco é sempre reduzir custos sem interferir na qualidade.
Já na linha de frente, os envolvidos estão buscando aumentar a receita que entra na empresa. Porém, no fim das contas as duas operações têm como foco primordial garantir a satisfação do cliente final.
O que faz o setor de backoffice?
O setor de backoffice é responsável por diversas atividades que dão suporte ao negócio, tais como:
Contabilidade: registra e controla as movimentações financeiras da empresa e elabora os demonstrativos contábeis;
Finanças: planeja e gerencia os recursos financeiros e analisa os indicadores financeiros;
Recursos humanos: administra os aspectos relacionados aos colaboradores da empresa e cuida do clima organizacional;
Estoque: controla a entrada e saída de produtos na empresa e monitora os níveis de estoque e a qualidade dos produtos;
Logística: coordena o transporte e a distribuição dos produtos da empresa e cuida do armazenamento e da embalagem;
Compras: negocia e adquire os insumos necessários para o funcionamento da empresa e pesquisa fornecedores e preços.
Quais são os profissionais envolvidos?
Como abrange diversas funções, a área é composta por vários profissionais que atuam nas diferentes frentes que dão suporte ao negócio.
Alguns exemplos de profissionais que fazem parte do backoffice são contadores, analistas financeiros e gestores de recursos humanos.
Esses profissionais oferecem as informações e controlam os fluxos de receita, pessoas e lidam com documentos fiscais importantes.
Na parte operacional, temos profissionais de almoxarife, embalagem e logística, que vão lidar com os insumos físicos e com a distribuição da mercadoria.
Por fim, podemos destacar também os profissionais de aquisição, ou compradores, que também atuam na retaguarda para garantir a compra de matérias-primas pelos melhores preços e condições.
Qual a importância do backoffice na empresa?
Cuidar bem dos bastidores é o que garante que aquela peça de teatro emocionante aconteça exatamente como foi ensaiada e assim encantar a plateia.
No mundo dos negócios é a mesma coisa, por isso, ter um backoffice eficiente é o que vai estruturar toda a sua empresa para que tenha longevidade no mercado e encante os consumidores.
Além disso, quando bem aplicado é capaz de trazer vários benefícios práticos como:
Redução de custos ao otimizar os processos, evitar desperdícios, negociar melhores preços e condições, controlar os gastos etc.;
Aumento de produtividade com a automação das tarefas, mais agilidade nas entregas, melhora na qualidade dos produtos e serviços e capacitação dos colaboradores;
Melhora na tomada de decisões ao fornecer dados confiáveis, indicadores precisos, relatórios detalhados e análises estratégicas;
Garante a conformidade e o cumprimento das normas legais e fiscais, evita multas e penalidades, protege os dados e as informações e prevenir riscos e fraudes.
Aumento na satisfação dos clientes ao oferecer produtos e serviços de qualidade, entrega no prazo e nas condições acordadas, resolução de problemas e dúvidas.
Principais frentes de atuação do backoffice
O backoffice pode ser dividido em diferentes frentes, de acordo com as áreas e as funções que desempenha na empresa.
Cada frente tem suas próprias características, desafios e objetivos, mas todas devem trabalhar de forma integrada e alinhada com a estratégia do negócio, como veremos a seguir:
Backoffice comercial
Na retaguarda comercial temos o suporte às atividades relacionadas às vendas e ao relacionamento com os clientes.
É responsável por realizar tarefas como:
Emitir pedidos, notas fiscais, boletos e recibos;
Fazer o controle de crédito e cobrança dos clientes;
Acompanhar o faturamento e o recebimento das vendas;
Prestar atendimento pós-venda e resolver problemas ou reclamações dos clientes;
Fazer o cadastro e a atualização dos dados dos clientes;
Gerar relatórios e indicadores de vendas.
Sua função é garantir a satisfação dos clientes, a fidelização e a recorrência das vendas, além de evitar erros, fraudes ou inadimplências que possam prejudicar o fluxo de caixa da empresa.
Backoffice administrativo
O administrativo é a frente cuida da gestão e da organização da empresa.
As tarefas que estão presentes nessa gestão são:
Controle de estoque, compras e fornecedores;
Contas a pagar e a receber;
Controle de caixa e bancos;
Gestão de documentos e arquivos;
Cuida de contratos e licenças;
Faz a gestão de patrimônio e inventário.
Assim assegura a eficiência, a qualidade e a conformidade dos processos internos da empresa.
Backoffice financeiro
Como o nome diz, essa frente é responsável por toda a gestão financeira da empresa, bem como planejamento.
Por isso, nele são contemplados as seguintes atividades:
Elaborar o orçamento, o fluxo de caixa e o balanço patrimonial da empresa;
Analisar indicadores financeiros, como lucratividade, rentabilidade, liquidez etc.;
Fazer projeções, cenários e análises financeiras para auxiliar na tomada de decisões estratégicas;
Gerenciar os investimentos, os empréstimos e os financiamentos da empresa;
Fazer a conciliação bancária e contábil da empresa;
Calcular e pagar os impostos e as obrigações fiscais da empresa.
Esse é um dos mais importantes para qualquer empresa, pois um bom controle financeiro é o que proporciona aquisição dos recursos operacionais essenciais.
Backoffice de vendas
Nas vendas, a retaguarda precisa ser muito bem gerida para fornecer ferramentas e soluções para que as metas sejam batidas.
Assim, deve favorecer a realização de tarefas como:
Pesquisa do mercado, dos concorrentes e dos potenciais clientes;
Elaboração de estratégias, campanhas e materiais de marketing;
Gerenciamento dos canais de comunicação e divulgação da empresa;
Geração de leads qualificados para a equipe de vendas;
Acompanhamento e o fechamento das vendas;
Avaliação dos resultados e o retorno sobre o investimento das ações de marketing.
O pós-venda também é contemplado nesta etapa que colabora muito para fidelização dos clientes e aplicação de técnicas de overdelivery.
Backoffice jurídico
O setor jurídico é muito importante pois qualquer irregularidade pode ser muito prejudicial para sua empresa.
Negócios pequenos e médios podem terceirizar o seu jurídico, ainda assim é importante conhecer as principais atividades, que são:
Elaborar, revisar e assinar contratos com clientes, fornecedores, parceiros etc.;
Defender os interesses da empresa em casos judiciais ou extrajudiciais;
Acompanhar as mudanças na legislação que afetam a empresa;
Orientar a empresa sobre questões legais, como direitos autorais, propriedade intelectual, proteção de dados etc.;
Prevenir riscos jurídicos ou contingências que possam afetar a empresa.
Ele também é importante para evitar multas, penalidades ou danos à imagem da empresa.
Backoffice de atendimento
No setor de atendimento temos várias atividades importantes para a melhoria da experiência dos clientes, as principais são:
Receber as solicitações, as dúvidas ou as reclamações dos clientes por telefone, chat, e-mail ou redes sociais;
Registrar os dados dos clientes e os históricos dos atendimentos em um sistema CRM (Customer Relationship Management);
Prestar informações sobre produtos, serviços, pedidos, entregas, pagamentos etc.;
Resolver problemas ou encaminhar os casos para as áreas responsáveis;
Pesquisar a satisfação dos clientes e coletar feedbacks sobre os produtos ou serviços.
Também é um setor importante para coletar feedbacks dos clientes para melhorar seus produtos ou serviços.
Backoffice operacional
Por fim temos o operacional que é a etapa de pôr a mão na massa para garantir a produção ou a prestação de serviços da empresa.
As principais tarefas são:
Planejar, organizar e coordenar as operações da empresa;
Controlar os recursos materiais, humanos e tecnológicos necessários para as operações;
Monitorar os padrões de qualidade, segurança e produtividade das operações;
Identificar problemas ou gargalos nas operações e propor soluções ou melhorias;
Avaliar os resultados e o desempenho das operações.
Porém, seja qual for as etapas, o uso de tecnologia será o maior aliado da sua empresa na gestão de backoffice.
O uso de tecnologia no setor de retaguarda
A tecnologia é uma grande aliada dos setores de backoffice, pois ela pode facilitar, agilizar e automatizar diversas tarefas que antes eram feitas manualmente ou com ferramentas inadequadas.
Com um software de gestão integrado (ERP) você pode controlar e integrar os dados e os processos de todas as áreas da empresa, como contabilidade, finanças, estoque, vendas e afins.
Para os clientes, um bom CRM (Customer Relationship Management) permite o gerenciamento e a fidelização dos seus consumidores.
A contabilidade pode aproveitar os benefícios de uma emissor de Notas Fiscais Eletrônicas de forma automática e com armazenamento seguro.
Tudo isso controlado por um sistema de gestão de projetos eficiente para monitorar, controlar prazos, gerir recursos e muito mais.
Monitore sua operação com a Eleve!
Se você quer ter um backoffice de excelência, que garanta a eficiência, a qualidade e a conformidade dos processos internos da sua empresa, você precisa conhecer o Eleve Gestão.
Nosso sistema de gestão empresarial vai transformar sua pequena ou média empresa, oferecendo controle financeiro da sua operação e aumento nas vendas.
Com o Eleve Gestão, você pode:
Emitir notas fiscais e boletos com facilidade e rapidez;
Controlar o fluxo de caixa, as contas a pagar e a receber, os impostos e as obrigações fiscais;
Gerenciar o estoque, as compras e os fornecedores;
Acompanhar o faturamento e o recebimento das vendas;
Prestar atendimento pós-venda e resolver problemas ou reclamações dos clientes;
Gerar relatórios e indicadores de vendas e financeiros;
Integrar os dados e os processos de todas as áreas da empresa.
O Eleve Gestão é um sistema simples, prático e intuitivo, que você pode acessar de qualquer lugar e a qualquer hora, pelo computador ou pelo celular.
Além disso, ele tem um preço acessível, que cabe no seu orçamento.
Não perca mais tempo com sistemas complicados ou ferramentas inadequadas, experimente o Eleve Gestão e veja a diferença que ele pode fazer na sua empresa.
Conclusão
Você pôde ver como o backoffice é importante para o bom funcionamento do seu negócio.
Conferiu também suas principais funções, quais são as frentes de atuação e como a tecnologia pode ajudar os setores da retaguarda da sua empresa.
Por fim, viu como o Eleve Gestão, um sistema de gestão empresarial pode transformar sua pequena ou média empresa oferecendo controle de vários processos internos relevantes.
*Conteúdo Blog TOTVS.
