Cadastro de clientes: o que é, benefícios e como fazer
Você sabia que existem ferramentas para o cadastro de clientes que ajudam as empresas a terem uma melhor organização e sucesso nas vendas?
Até mesmo em pequenas empresas, que ainda estão começando a nutrir uma carteira de clientes, esse tipo de solução é bastante essencial.
Para os profissionais de vendas, ter o cadastro atualizado e completo dos clientes, com endereço, informações de contatos e outros dados relevantes é fundamental para realizar um bom planejamento, além de ser uma forma de melhor atender ao consumidor.
Se você deseja aprender o que é cadastro de clientes, como fazer e quais os benefícios, continue a leitura!
O que é cadastro de clientes?
O cadastro de clientes é um processo de gestão para registrar e organizar informações sobre os clientes de uma empresa, incluindo pessoas físicas que são consumidores e outras empresas com que a organização mantém um relacionamento comercial.
Existem várias formas de realizar esse cadastro. Antigamente, era comum que o registro fosse feito manualmente, com cadernos ou em planilhas.
Com o avanço da tecnologia e as empresas cada vez mais modernizadas, hoje, o ideal é realizar esse processo em um sistema de cadastro de clientes. Trata-se de uma ferramenta mais eficiente, prática e segura para registrar, consultar e armazenar essa base de dados.
Para que serve o cadastro de clientes na empresa?
O cadastro de clientes tem como objetivo organizar e centralizar todos os dados e informações dos consumidores e compradores que tiveram ou ainda possuem alguma relação comercial com uma empresa.
O uso de um software de cadastro, especificamente, torna todo esse trabalho de registro ainda mais fácil, pois esses sistemas capturam e armazenam as informações mais relevantes dos clientes em um único só lugar, criando um grande banco de dados sobre o público-alvo da empresa.
Assim, sempre que for necessário realizar contato com os clientes, será fácil de encontrar dados de contato, como nome, telefone, região onde estão localizados etc.
Além de ser uma ferramenta que ajuda a aumentar as vendas, o cadastro de clientes também é fundamental para que seja possível ter um histórico da carteira de clientes e identificar oportunidades de melhorar ainda mais a experiência do cliente.
Existem várias informações que podem ser armazenadas nesse tipo de cadastro, como nome, endereço, data de nascimento, telefone, email, histórico de compras, entre outros.
Geralmente, o uso do cadastro de clientes está diretamente atrelado ao trabalho da equipe com foco em automação de marketing e vendas, para a realização de campanhas e promoções direcionadas.
Quais são os benefícios de contar com essa ferramenta?
Confira agora os principais benefícios de contar com uma ferramenta de cadastro de clientes!
Colher informações sobre seu cliente
Se a sua empresa não conhecer bem os seus clientes, fica muito mais difícil elaborar estratégias que sejam realmente efetivas para conquistá-los.
Mesmo que a sua empresa invista milhares de reais em ações de marketing, se você não conhecer bem a pessoa para quem vai vender, ela estará fadada ao insucesso, pois não há garantia de que as ações propostas vão atingir as pessoas que efetivamente querem comprar de você.
Por isso, um cadastro de cliente fornece às empresas informações valiosas e que vão muito além de simples dados pessoais, como nome, telefone, e-mail e endereço.
Com um bom cadastro de clientes, você terá acesso às preferências e hábitos de consumo, como datas em que costuma realizar mais compras, o que normalmente procura e como gasta.
Dessa forma, fica muito mais fácil criar estratégias que atendam pontualmente às necessidades de cada consumidor e, de quebra, criar um relacionamento forte.
Por exemplo, um dado simples como a data de aniversário pode não parecer muita coisa, não é mesmo?
Mas, se a sua empresa enviar um e-mail ou mensagem de parabéns nesse dia, o cliente com certeza vai lembrar mais da sua empresa do que da concorrência.
Personalizar o atendimento
Os dados inseridos no registro de clientes também ajuda a sua empresa a oferecer atendimentos mais personalizados e próximos aos clientes.
A partir do momento que a sua empresa possui informações como a última compra, produtos preferidos ou mais adquiridos, por exemplo, você pode entrar em contato com o cliente e oferecer soluções e ofertas personalizadas, de acordo com o perfil de compra da pessoa no momento.
Coletar feedbacks
Os sistemas de cadastro também são uma ótima ferramenta para coletar feedbacks.
Por meio dessa ferramenta, você pode entender melhor a opinião do seu público-alvo sobre determinado produto ou serviço e sobre o atendimento.
Você, então, pode utilizar essas informações para aprimorar a sua operação e garantir uma vantagem competitiva perante o mercado.
Atrair novos consumidores
Já vimos que, se a sua empresa mantiver um cadastro bem feito e organizado, é possível utilizar essas informações para manter os clientes mais fiéis.
Isso, por sua vez, é uma grande vantagem para a sua empresa, pois ela vai conquistar reconhecimento e satisfação, aumentando as chances de gerar propaganda positiva boca a boca.
Em outras palavras, ao fornecer um atendimento excelente, você vai criar clientes promotores da sua marca, ou seja, que indicam a sua empresa para amigos, conhecidos e familiares.
E, com mais consumidores falando bem de você, a consequência mais provável é que a sua empresa vivencie um crescimento nas vendas e no faturamento.
Aproveitar para contatar clientes antigos
Um recurso muito importante que os sistemas de cadastro possibilitam é a capacidade de reativar antigos consumidores que já não compram com a sua loja há algum tempo.
Como todo o relacionamento com a sua empresa estará registrado, é possível gerenciar as contas e ver quando foi a última vez que um cliente realizou uma compra.
Unindo isso ao fato de que você entende melhor as preferências e gostos do seu cliente, então se torna possível entrar em contato via email, telefone, mensagem ou qualquer outro canal, para enviar promoções, descontos exclusivos ou mesmo apresentar novos produtos ou serviços.
Só para você ter uma ideia do quão importante é entrar em contato com clientes antigos, saiba que clientes antigos tendem a gastar 67% a mais do que novos consumidores.
Gerenciar a inadimplência
Os sistemas de cadastro também são uma ótima ferramenta para identificar quais são os clientes que estão com algum tipo de dívida com a sua empresa.
Em outras palavras, você vai conseguir visualizar quem são os clientes inadimplentes e terá mais facilidade para entrar em contato e fazer uma negociação.
Melhorar seu pós-venda
Muitas empresas tendem a focar apenas na conclusão da venda e não dão a devida atenção ao relacionamento com o cliente após a compra, o chamado pós-venda.
Entretanto, a verdade é que o conceito do pós-vendas é fundamental para a sua estratégia de negócios, pois ele melhora a experiência do consumidor e, ao contrário do que muitos imaginam, também podem ser uma boa fonte de receita para o negócio.
Isso porque, como vimos alguns tópicos acima, os clientes antigos costumam gastar bem mais do que clientes novos, então é possível utilizar o cadastro para impulsionar o pós-vendas e gerar bons lucros.
Fora que, no longo prazo, um bom pós-vendas é o que diferencia uma experiência de compra boa de uma experiência de compra excelente.
E, uma experiência excelente é essencial para criar clientes que sejam promotores da sua marca.
Como fazer o cadastro de clientes?
Para fazer o cadastro de seus consumidores, o ideal é adotar um sistema de gestão que ofereça essa funcionalidade.
Assim, sua empresa consegue otimizar essa etapa e ganha também em precisão de informação e controle dos dados.
Com o uso de soluções manuais, há o risco de preenchimento inadequado das informações, sem contar que a manutenção dos dados é mais imprecisa e demorada.
Modelo de cadastro de clientes
Não existe um modelo único e universal de cadastro para você utilizar em qualquer empresa, mas existem informações fundamentais que nunca devem faltar.
Contudo, a natureza dessas informações vai variar de acordo com o tipo de cliente com os quais você está se relacionando.
No caso de clientes pessoa física, a lista de informações essenciais é uma, enquanto no caso de clientes do tipo pessoa jurídica, as informações são outras.
Confira a seguir os exemplos de informações que não podem faltar em cada um desses casos:
Exemplo de cadastro pessoa física
Os cadastros de clientes do tipo pessoa física devem ter, no mínimo, os seguintes campos preenchidos:
Nome completo;
CPF;
Data de aniversário;
Profissão;
Como a pessoa conheceu a marca (primeiro canal de contato);
Endereço completo, incluindo cidade, Estado e CEP;
Telefone fixo;
Telefone celular;
Endereço de email;
Observações e comentários;
Data de inclusão no cadastro.
Exemplo cadastro pessoa jurídica
Já os cadastros direcionados para clientes do tipo pessoa jurídica precisam de um pouco mais de informações. Confira a seguir o que é imprescindível nesse tipo de cadastro:
Razão social da empresa;
Nome fantasia da empresa;
CNPJ;
Inscrição estadual;
Inscrição municipal;
Data da fundação;
Atividade econômica;
Quantidade de funcionários;
Como a empresa conheceu a sua marca;
Endereço completo, incluindo cidade, estado e CEP;
Nome completo do seu contato dentro da empresa;
Departamento do seu contato na empresa;
Cargo do seu contato na empresa;
Telefone fixo;
Telefone celular;
Endereço de email;
Site da empresa;
Observações e comentários;
Data de inclusão no cadastro.
Por que é importante atualizar o cadastro de clientes com frequência?
Manter um cadastro atualizado é essencial para manter a empresa competitiva, mas essa não é a única vantagem de fazer uma revisão constante dos dados cadastrados.
Na prática, essa atualização com frequência é importante para manter a qualidade no atendimento aos clientes.
Com essa base de dados, a empresa consegue organizar uma comunicação e abordagem mais eficiente, para oferecer aos consumidores o que eles precisam no momento de vida em que estão.
Por meio dele, os vendedores conseguem identificar melhor o perfil dos clientes e os canais de marketing mais adequados.
Também é importante fazer a atualização para manter uma boa segmentação dos clientes, otimizando o atendimento de acordo com a fase de compra em que se encontram, suas necessidades e interesses.
Um sistema de cadastro de clientes pode permitir que os vendedores segmentem seus clientes por região, idade, gênero e outros critérios, por exemplo.
Por fim, mas não menos importante, atualizar o cadastro com frequência é fundamental, pois as características e interesses do público-alvo mudam.
Novos produtos e serviços são lançados no mercado, as preferências dos consumidores podem mudar e marcas concorrentes podem surgir.
Erros que você precisa evitar ao fazer o cadastro de clientes na sua empresa
Existem alguns erros que podem ser cometidos na hora cadastrar um cliente. Confira quais são para evitar que isso aconteça na gestão de vendas da sua empresa:
Registrar manualmente os dados do cliente, aumentando riscos de erros de digitação e perda de dados importantes;
Deixar de lado dados importantes do cliente;
Não validar os dados cadastrais com o cliente;
Não usar um sistema integrado;
Não fazer treinamento para o uso correto da ferramenta;
Não manter o cadastro atualizado;
Cadastrar o mesmo cliente mais de uma vez no lugar de atualizar dados antigos.
Esses erros, embora pareçam simples de corrigir, podem causar problemas para a empresa no futuro, podendo causar queda na qualidade do atendimento ou até mesmo cobranças indevidas.
Por isso é tão importante evitar esses deslizes e garantir o registro correto e preciso. Um bom sistema de cadastro de clientes irá facilitar esse processo e garantir que seus dados estejam sempre atualizados.
Cadastro de clientes: Dúvidas frequentes
Agora confira algumas dúvidas frequentes sobre o assunto:
Como funciona um sistema de cadastro de clientes?
Os sistemas de cadastro registram as informações básicas dos clientes e suas compras em uma única plataforma de fácil acesso a todos os colaboradores.
Geralmente, os sistemas incluem informações como nome, endereço, telefone e data de nascimento do cliente e, se um cliente realizar uma compra, essas e outras informações também ficam registradas.
A partir daí, é possível utilizar todas essas informações para entender melhor quem são seus consumidores e criar ofertas personalizadas.
Por exemplo, se um cliente compra muitos itens para bebês, sua loja pode enviar mais ofertas especiais com outros produtos infantis.
Além disso, também se utiliza o sistema de registro de clientes para identificar e resolver problemas.
Se vários clientes reclamam de um mesmo problema, por exemplo, sua empresa pode investir a questão mais a fundo e corrigir essa questão rapidamente.
Por fim, o sistema de registro de clientes também é uma excelente ferramenta para fidelizar clientes, pois é mais fácil fazer com que seus clientes se sintam valorizados ao enviar um email de aniversário, por exemplo.
Como fazer o cadastro de clientes no Excel?
Para criar um registro de clientes simples e próprio no Excel, o primeiro passo é abrir uma nova planilha em branco e inserir em uma linha todos os campos que deverão conter no cadastro.
Ou seja, você deve colocar, na primeira linha, informações básicas, como nome, data de nascimento, telefone, email e o que mais achar relevante.
Dessa forma, você vai criar colunas que serão preenchidas e cada linha da planilha representará um de seus clientes.
A planilha de cadastro de clientes é uma boa opção?
Depende. Uma planilha feita no Excel ou no Word é melhor do que nada, mas essa solução não se compara em nada com as soluções mais tecnológicas do mercado, como o CRM, por exemplo.
Um sistema robusto e integrado como o Eleve Gestão, por sua vez, é muito mais interessante para as empresas, não importa o tamanho ou porte.
Isso porque esses sistemas unificam todas as informações em um só lugar, trazendo todos os benefícios do cadastro e mais, já que é possível automatizar diversas funções.
Com um sistema desenhado especificamente para isso, como é o caso do Eleve Gestão, todos os seus colaboradores terão fácil acesso às informações sobre os clientes, o que garante muito mais agilidade para sua operação e, consequentemente, um faturamento maior.
Venda mais com as soluções da Eleve
Com as soluções Eleve, sua empresa consegue aumentar a produtividade e reduzir o tempo perdido em processos manuais e burocráticos.
O Eleve Gestão, por exemplo, facilita toda a administração da sua empresa em uma ferramenta completa e integrada.
Uma das funcionalidades desta solução é a ferramenta de CRM, que ajuda a sua empresa a melhorar ainda mais o atendimento e prospecção de clientes.
Por meio desse recurso, você pode acompanhar a trajetória dos clientes para identificar oportunidades de vendas, mantendo um controle personalizado de todas as etapas do funil de vendas.
Conheça também o Eleve Vendas para conseguir aumentar ainda mais a produtividade da sua equipe de vendas.
Conclusão
Se os clientes são a alma de sua empresa, nada mais justo que realizar um cadastro eficiente das informações dos consumidores que são, também, os responsáveis pelo sucesso de um negócio, não é mesmo?
Neste conteúdo, nosso objetivo foi destacar a importância do cadastro de clientes e de um sistema robusto para rastrear e gerenciar os dados do público-alvo.
Um banco de dados atualizado frequentemente contribui para que as empresas acompanhem informações vitais, como detalhes de contato, histórico de compras e preferências.
Esses dados podem ser usados para melhorar o atendimento ao cliente, direcionar campanhas de marketing e tomar melhores decisões estratégicas.
E, por fim, o cadastro também colabora para a construção de um relacionamento de longo prazo com a clientela.
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*Conteúdo Blog TOTVS.
