Controle de fluxo de caixa: Dicas para o sucesso financeiro do seu negócio
O controle de fluxo de caixa é um processo essencial na gestão financeira de qualquer empresa, pois reflete diretamente no sucesso econômico do negócio.
Com ele, é possível acompanhar as entradas e saídas, identificando a melhor maneira de equilibrar recebimentos e pagamentos, bem como ampliar os lucros.
Entretanto, a ferramenta ainda é utilizada de maneira equivocada por muitos gestores. Como consequência, a falta de planejamento, controle e a má administração podem prejudicar a saúde financeira do negócio.
Para evitar esse problema e aprimorar a gestão financeira da sua empresa, continue a leitura deste artigo para entender como fazer o controle de fluxo de caixa corretamente.
Afinal, o que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é a atividade de entradas e saídas de dinheiro da empresa. Portanto, é o processo que descreve as movimentações financeiras do seu negócio em um determinado período.
Essa ferramenta de gestão financeira é utilizada para acompanhar a situação econômica da sua organização. Por isso, ela deve contar com registros detalhados de todos os recursos, até mesmo as menores movimentações monetárias.
Normalmente, esse controle é feito de maneira mensal, permitindo acesso a um panorama mais completo do desempenho de vendas em relação às despesas.
Vale destacar que a periodicidade mensal não é uma regra. É possível fazer um controle semanal e até mesmo diário. Tudo vai depender da necessidade de cada negócio.
Qual a importância de fazer o controle de fluxo de caixa?
Ao entender o que é o fluxo de caixa, fica clara a importância do processo de controle: é essa ferramenta que vai permitir uma organização financeira da sua empresa e, consequentemente, o seu desenvolvimento no mercado.
Com esse monitoramento, é possível não apenas acompanhar, mas também projetar o saldo disponível para os próximos meses, assim como ter uma previsão dos gastos.
Dessa forma, fica mais fácil manter um capital de giro, evitar dívidas e pagamentos atrasados, assim como fazer uma gestão mais eficaz do lucro, direcionando investimentos mais estratégicos para o crescimento do seu negócio.
Neste contexto, separamos alguns dos principais benefícios de um controle de fluxo de caixa eficiente.
Visão macro do negócio
Será que você realmente sabe de onde vem e para onde vai o dinheiro do seu negócio? Apesar de ser uma necessidade óbvia, muitas pessoas ainda subestimam esse controle, e é exatamente isso que o monitoramento do fluxo de caixa combate.
Um bom controle de fluxo de caixa apresenta uma visão macro do seu negócio, trazendo todas essas informações sem grandes esforços.
As vantagens desse panorama claro são inúmeras, como, por exemplo:
previsão mais assertiva de lucros futuros;
identificação de gargalos financeiros;
reprogramação de investimentos;
redução de custos.
Os impactos vão além da saúde financeira da empresa, permitindo ações estratégicas voltadas para a divulgação, otimização dos serviços e crescimento no mercado.
Melhora na tomada de decisão
Uma vez que o controle do fluxo de caixa permite uma visão ampla e clara do seu capital financeiro, ele também contribui diretamente para a tomada de decisão.
Por meio de indicadores de desempenho financeiro, que podem ser coletados no processo de controle de fluxo de caixa, é possível identificar de onde vem e para onde vai o dinheiro da empresa.
A partir disso, fica mais fácil entender a situação financeira do negócio e tomar decisões mais assertivas, sejam elas para investimento, solicitação de crédito ou adaptações orçamentárias.
Planejamento financeiro
Por meio do mapeamento do fluxo de caixa, é possível criar estimativas de resultados e saber se a empresa vai fechar com lucro ou prejuízo no período avaliado.
Assim, você pode se antecipar e elaborar ações que ajudem a minimizar (ou até mesmo eliminar) riscos, traçando um planejamento estratégico para manter a saúde financeira do negócio sempre em dia.
Como consequência, a gestão de gastos também é otimizada. Isso porque essas análises mais aprofundadas ajudam a identificar gargalos financeiros e pontos de desperdício, permitindo um redirecionamento das finanças.
Por exemplo, se você notar índices muito altos na compra de matéria-prima, que não condizem com o lucro atual da empresa, é possível buscar uma renegociação com fornecedores.
Evitar inadimplência
Ao realizar uma gestão eficiente do fluxo de caixa, fica mais fácil organizar seus gastos e receitas, evitando a inadimplência e o saldo negativo no final do mês.
Segundo o painel Mapa de Empresas, publicado no portal gov.br, 212.229 empresas foram abertas em 2022, mas 137.250 foram fechadas ao longo do ano.
A má administração dos recursos monetários é um dos principais motivos para o alto índice de fechamento de empresas no Brasil. Por isso, essas ferramentas de gestão, como o controle de fluxo de caixa, são tão importantes.
Muito além de evitar que você gaste mais do que recebe, o controle também ajuda a organizar o pagamento das contas, evitando atrasos e cobrança de juros.
Quais os principais tipos de controle do fluxo de caixa?
Para um controle eficiente, é importante entender que existem variações do fluxo de caixa dentro de uma empresa. Cada uma tem um objetivo diferente. Portanto, elas são utilizadas em momentos distintos.
Sendo assim, é possível avaliar cada tipo de fluxo individualmente ou de maneira complementar a outro modelo.
A seguir, você confere quais são e para que servem os diferentes tipos de fluxo de caixa.
Fluxo de caixa livre
O fluxo livre se refere ao montante que sobra em caixa após todas as despesas serem pagas, ou seja, o dinheiro que fica “livre” depois de você cumprir com suas obrigações contábeis.
Esse modelo é utilizado para mensurar a capacidade de geração de capital em curto, médio ou longo prazos, além de permitir a identificação do potencial de distribuição dos dividendos na empresa.
Fluxo de caixa operacional
Como o nome já revela, esse tipo de fluxo de caixa é destinado apenas para os registros que envolvem a parte operacional da empresa, como:
receita das vendas;
custos com transporte;
compra de matéria-prima;
pagamento de colaboradores.
Ele é utilizado para medir o desempenho financeiro do negócio. Com isso, pode trazer informações importantes para a tomada de decisão.
Fluxo de caixa descontado
A função do fluxo de caixa descontado é entender o valor de mercado atual da empresa. Por isso, é uma ferramenta valiosa para o processo de negociações com possíveis investidores.
Esse é um modelo mais específico de controle de fluxo de caixa. Por isso, não deve aparecer no dia a dia do seu negócio. Contudo, vale entender um pouco do processo para que, quando ele deva ser utilizado, você não se sinta perdido.
O cálculo aplicado nestes métodos costuma considerar o valor de um ativo (neste caso, uma empresa) em relação a uma projeção dos fluxos de caixa futuros.
Por ser uma análise mais complexa e envolver mais cálculos, normalmente ela é feita por um contador.
Fluxo de caixa projetado
O nome deste modelo também já diz muito sobre a sua função dentro da empresa: o fluxo de caixa projetado é destinado para o controle das previsões de entradas e saídas.
Ao contrário do controle de fluxo de caixa mais convencional, que define a gestão financeira com base em dados do presente, aqui você deve trabalhar com projeções.
Para isso, consideram-se informações anteriores, como históricos de caixa e problemas enfrentados no passado, assim como tendências e expectativas para o mercado econômico, como inflação ou variações nos preços de matéria-prima.
O principal objetivo desse controle de fluxo é exatamente antecipar as movimentações monetárias para que, dessa forma, seja possível desenvolver ações preventivas ou programar determinadas estratégias.
Fluxo de caixa direto
O fluxo de caixa direto é bem parecido com o operacional, pois também considera as entradas e saídas relacionadas às operações do negócio. A diferença é que aqui incluem-se outros fatores, como investimentos, tributos e capital de giro.
Neste modelo, os lançamentos são registrados de forma direta, ou seja, sem nenhum tipo de desconto. Por isso, eles costumam ter um controle diário.
Os dados brutos permitem ter uma visão mais completa das movimentações financeiras da empresa. Sendo assim, o principal objetivo do modelo é manter as informações de fluxo de caixa atualizadas.
Fluxo de caixa indireto
O fluxo de caixa indireto tem como foco as informações contábeis da empresa, sem envolver os dados de entradas e saídas do caixa.
Por isso, está mais relacionado aos lucros e prejuízos indicados no DRE (Demonstrativos de Resultados do Exercício), assim como ao Balanço Patrimonial da organização. Nele, são considerados fatores como:
amortização;
depreciação de bens;
variações nas contas patrimoniais.
O principal objetivo é mensurar o desempenho econômico dentro de um período, de acordo com o regime de caixa adotado pelo negócio.
Como fazer o controle de fluxo de caixa?
O controle de fluxo de caixa envolve diversos fatores, mas existem alguns pontos-chave para montar um processo realmente eficaz.
Manter os pagamentos em dia, identificar todas as despesas fixas e variáveis da empresa, assim como buscar estratégias para evitar a inadimplência dos clientes são exemplos desses passos.
Para ajudar, separamos um guia rápido, mas com dicas bem completas, sobre como realizar esse gerenciamento do fluxo de caixa. Confira a seguir:
Separe as finanças pessoais das empresariais
Um erro muito comum entre os gestores, especialmente de micro e pequenas empresas, é misturar a vida financeira pessoal com a corporativa, ação que prejudica diretamente o controle de fluxo de caixa.
A fim de evitar que isso aconteça, o ideal é criar contas e cartões separados (para pessoa física e jurídica), além de procurar não levar as contas pessoais para pagamento no escritório.
São passos simples, mas que ajudam a evitar confusão e misturar os patrimônios.
Registre todas as entradas e saídas
Uma boa gestão do fluxo de caixa depende dos registros corretos dos recursos monetários que circulam pela empresa, por menores que eles pareçam.
Não importa se você comprou uma caneta ou se investiu em um novo sistema de chat com inteligência artificial para o e-commerce: tudo isso precisa ser computado para que você possa ter acesso aos dados corretos sobre a saúde financeira da empresa.
O processo de registrar essas entradas e saídas pode ser trabalhoso no dia a dia, mas a boa notícia é que existem formas de otimizar essa tarefa.
Com o uso de um software de gestão financeira como o da Eleve by TOTVS, por exemplo, é possível automatizar essa etapa tão importante do controle de fluxo de caixa.
Categorize os dados
A fim de otimizar a gestão de caixa na empresa, o ideal é deixar as informações completas e claras, de forma que qualquer pessoa entenda os registros.
Esse processo vale para todas as anotações que precisam ser feitas para garantir o controle do fluxo de caixa.
Como são muitos dados envolvidos no processo, separá-los é uma boa solução para evitar qualquer interpretação equivocada dos registros.
Para isso, a dica é separar as entradas e saídas por categorias, facilitando assim a organização dos dados e o acesso a eles. Por exemplo, em entradas, você pode incluir:
vendas de mercadorias ou serviços;
recebimento de taxas, juros e dívidas;
receitas geradas pelo rendimento de ativos financeiros.
Já nas saídas, é possível registrar:
tributos;
pagamentos a fornecedores e credores;
custos da folha de pagamento, como salários e benefícios de colaboradores.
Atualize as informações com frequência
Apesar de as análises do controle de fluxo de caixa normalmente serem feitas no final ou no início do mês, é preciso ter em mente que as movimentações financeiras ocorrem diariamente.
Isso significa que as atualizações precisam ser feitas com uma certa frequência, a fim de evitar a perda de registros importantes – que farão falta na análise posterior.
Na prática, isso facilita diversos outros processos, inclusive, a identificação do break even da empresa. Ou seja, do ponto de equilíbrio entre receitas e despesas.
A frequência ideal para atualizar as informações é você quem vai definir, pois ela depende muito da rotina e das movimentações financeiras da sua empresa.
Avalie o fluxo de entradas e saídas, assim como seus objetivos financeiros, para chegar a uma conclusão.
Planeje-se financeiramente
Criar um planejamento financeiro para curto, médio e longo prazos é fundamental para garantir um controle de fluxo de caixa eficiente.
O primeiro passo aqui é identificar as despesas fixas e variáveis do seu negócio, assim como as receitas em caixa e pagamentos a receber. Inclua também os investimentos projetados para o período a ser analisado.
Algumas dicas que podem ajudar nesse planejamento são:
faça uma avaliação do capital de giro;
planeje-se no curto, longo e médio prazos;
crie o hábito de verificar diariamente o fluxo de caixa;
considere o controle de estoque para facilitar os registros.
Além disso, pense sempre no longo prazo para definir soluções antecipadamente e evitar problemas mais graves.
Tenha cuidado com o excesso de otimismo
Otimismo é sempre bom, mas o excesso dele pode prejudicar o seu controle financeiro. Estimar lucros elevados ou registrar informações inconsistentes não é uma boa maneira de administrar o seu negócio.
Quando você não considera a realidade da sua empresa e não registra dados verdadeiros sobre previsões de lucros, despesas e investimentos, a gestão financeira perde o poder de ajudar no crescimento da organização.
Entretanto, quanto mais realistas as projeções forem, maiores serão as chances de fazer um planejamento mais assertivo.
Por isso, procure incluir informações baseadas em dados históricos sólidos e confiáveis, que realmente ajudem a entender a realidade financeira da sua empresa para que você possa alcançar resultados melhores.
Conte com um sistema de gestão
Ter um sistema de controle de fluxo de caixa, que automatize tarefas contínuas, como o registro de lançamentos, é uma ótima maneira de otimizar a gestão financeira do seu negócio.
Lidar com todas as operações financeiras de uma empresa diariamente não é uma tarefa simples: exige tempo, disposição e muitos cálculos.
Quando esse processo é realizado manualmente, existem riscos de erros de cálculo ou falta de informações, por exemplo.
Diante disso, o sistema de gestão permite um controle mais profissional e assertivo, facilitando o registro de grandes volumes de dados de maneira automática.
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Ter o controle financeiro total da sua empresa fica muito mais fácil quando você tem uma ferramenta como o Eleve Gestão para otimizar tarefas diárias.
O sistema de gestão financeira desenvolvido pela TOTVS tem funcionalidades que permitem um controle de fluxo de caixa muito mais eficiente, além de simplificar a organização das contas a pagar e a receber.
Mas, o Eleve ultrapassa o fluxo de caixa, permitindo o controle de estoque, de notas fiscais, ordens de serviço e muito mais! Tudo isso centralizado em um mesmo sistema para garantir que o seu dia a dia seja mais prático, produtivo e tranquilo.
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Conclusão
Garantir um bom controle de fluxo de caixa na empresa é essencial para que se mantenha as contas em dia, equilibrando as movimentações de forma que as entradas sejam sempre maiores que as saídas – gerando assim um saldo positivo ao término de cada período.
Como vimos neste conteúdo, essa gestão financeira fornece uma visão macro da saúde econômica do seu negócio, permitindo análises mais assertivas e contribuindo para o planejamento a longo prazo.
O processo envolve muitos fatores, mas pode ser simplificado com a ajuda de um sistema de gestão como o Eleve, que reúne o controle de fluxo de caixa e outros pontos estratégicos do negócio em um só lugar.
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*Conteúdo Blog TOTVS.
