Livro caixa: O que é, como escriturar, preencher e modelo
O livro caixa é um dos livros contábeis criados para registrar todas as informações contábeis e financeiras de um negócio.
Ele faz parte das ferramentas que surgiram para facilitar o dia a dia na gestão de caixa e controle financeiro de uma empresa.
Sua função é registrar todos os recebimentos e pagamentos de um negócio, por ordem cronológica, bem como auxiliar na organização e saúde financeira da companhia.
Normalmente, ele não é obrigatório para as empresas que não são optantes pelo Simples Nacional, mas é recomendado que todas façam o preenchimento, inclusive autônomos e profissionais liberais.
Neste artigo, separamos as principais informações sobre o livro de movimento de caixa e como a tecnologia pode auxiliar no seu preenchimento.
O que é um livro caixa? Para que ele serve?
Trata-se de um livro contábil de movimentação de caixa que faz o registro de entradas e saídas de dinheiro de uma empresa, auxiliando na escrituração contábil, no controle financeiro interno e na prestação de contas à Receita Federal.
Ele registra todos os pagamentos e recebimentos feitos em dinheiro, cheque e transferência, durante o dia a dia de uma empresa, sendo possível conferir o que foi documentado mensal e anualmente.
Mesmo registrando todos os comprovantes no livro caixa, é preciso que eles possam ser arquivados em um local seguro e de fácil acesso para quando for necessário.
Vale ressaltar que fazer a escrituração evita problemas contábeis e a falta de controle de pagamentos e recebimentos.
Além disso, ele ainda auxilia quando for preciso fazer a Demonstração de Resultados (DRE) e o balanço patrimonial da empresa.
Com esse livro contábil, é possível saber como está a saúde financeira do seu negócio, quais investimentos fazer com o saldo em caixa e o que pode ser melhorado dentro da empresa.
Que tipo de empresa pode usar esse documento?
O livro caixa pode ser utilizado por todas as empresas que desejarem, mesmo não sendo obrigatório o seu uso.
Já para as empresas que são optantes pelo Simples Nacional, ele é uma obrigação acessória exigida pelo fisco sob pena de exclusão do regime tributário.
Portanto, fazer o preenchimento do livro, além de ser uma obrigatoriedade, no caso das empresas do Simples Nacional, auxilia na verificação da situação financeira da empresa.
Além disso, todas as informações são encontradas mais facilmente em um único lugar.
O que deve ser lançado no livro caixa?
O livro caixa pode ser feito em uma planilha no excel ou no próprio livro encontrado em papelarias.
Com o avanço da tecnologia, existe a possibilidade de fazer todo o controle de caixa por um sistema de gestão de caixa, como o Eleve Gestão, que mostra todas as entradas, saídas e o saldo atual de um determinado mês.
Quer saber quais são as principais informações que devem ser lançadas no livro de movimento de caixa? Confira a seguir:
Data: para identificar tudo que foi registrado e ter um melhor controle de caixa da empresa. Ela é muito importante para a identificação de cada operação.
Histórico: o motivo ou finalidade da transação, como o recebimento de algum cliente ou pagamento a um determinado fornecedor. Pode auxiliar para justificar gastos para a diretoria de uma empresa ou para uma auditoria.
Entradas: são os recebimentos ou ganhos financeiros que a empresa teve em um período, seja a entrada em dinheiro, transferências, depósitos, entre outros.
Saídas: são todos os valores pagos pela empresa em um determinado período. Precisam ser registrados os valores em dinheiro ou crédito em conta.
Saldo final ou atual: é a diferença entre as entradas e as saídas, correspondendo ao valor que a empresa tem em caixa.
O saldo atual pode ser calculado pela seguinte fórmula:
Saldo atual = Saldo anterior + Recebidos – Pagamentos
Ou seja, ele pode ser calculado a partir do saldo anterior, somando os recebimentos e subtraindo os pagamentos.
Como escriturar um livro caixa?
Você já sabe o que é o livro de movimento de caixa e o que deve ser lançado nele. Mas como fazer a sua escrituração?
Ela deve ser feita de forma correta seguindo a divisão das seguintes partes:
Termo de Abertura: parte inicial do livro onde deve ser indicada a finalidade do documento, o nome da empresa, endereço e CNPJ, que deve ser devidamente assinado. Também é preciso indicar o número de folhas e a data para que correspondam ao padrão solicitado pelas autoridades fiscais.
Folhas de Escrituração: são as folhas onde devem constar a data, histórico, entrada, saída e saldo final. São nelas que devem ser inseridos os valores de entradas e saídas da empresa, de maneira cronológica.
Termo de Encerramento: última página do documento que deve constar os mesmos dados presentes na página inicial, como uma maneira de reafirmação do que consta no livro.
Geralmente, cada página do livro ou aba do livro caixa excel é referente a um mês de atividade que deve conter o que foi mencionado anteriormente: data, histórico, entrada, saída e saldo atual.
A fórmula também pode ajudar na hora de fazer a escrituração do livro de movimento de caixa.
Como preencher o livro caixa?
O preenchimento do livro deve ser feito com bastante atenção e não deve conter espaço e nem rasuras.
Pois, ele é um livro oficial da sua empresa que, além de ser utilizado para a consulta das informações por você, também pode ser solicitado pelo fisco, caso seja necessário.
Para preencher o livro de movimento de caixa, basta seguir a ordem cronológica, indicando dia, mês e ano, além de informar tudo que entrou e saiu do primeiro mês para o último. Pois, fica mais claro identificar as transações.
Outra coisa que pode facilitar é informar cada operação em uma linha, para ajudar na visualização e preencher sempre na primeira linha de cada mês o valor que já constava em caixa no fechamento do mês anterior.
Preencha o histórico de cada recebimento e pagamento e adicione os dados da nota fiscal de cada uma das transações, bem como o número da fatura.
Entretanto, as compras pagas com cheques pré-datados ou vendas a prazo, devem ser registradas somente no dia que forem efetuadas.
Como fechar um livro caixa?
Para fazer o fechamento do livro, é preciso conferir todos os valores informados durante o mês ou dia.
Por isso, para facilitar todo o processo, é ideal que você separe por tipo de movimentação, ou seja, tudo que foi pago em dinheiro, cheques, cartões de crédito e débito, vales, entre outros.
Depois, some todas as entradas e subtraia das saídas, que você terá o saldo final.
Você ainda pode fechar o livro sempre no final do dia e facilitar a conferência quando encerrar o mês.
Lembre-se que é importante manter todas as movimentações e transações financeiras em dia e, para isso, o livro de movimento de caixa é essencial.
Pois, auxilia para que você não se perca nas contas e gastos desnecessários, tenha equilíbrio em cada uma delas e consiga ter uma tomada de decisão assertiva com base no seu controle financeiro.
Modelo de livro caixa
Como mencionado anteriormente, o livro caixa pode ser preenchido em um livro próprio, em uma planilha no excel ou documento word.
Para que fique ainda mais claro o seu preenchimento, vamos para um exemplo prático, ok?
Confira a seguir um modelo de livro caixa simples:
Você percebeu que em nosso exemplo de livro caixa, a empresa tem um saldo anterior de R$ 3.000 e todas as informações são lançadas em ordem crescente.
Ela recebeu um pagamento de duas faturas do mês de janeiro, teve gastos com material de escritório e pagou um fornecedor.
Ao final do mês, a empresa ficou com um saldo atual de R$ 3.600,00 que será transferido para o próximo mês.
Isso deve ser feito todos os meses para saber qual o valor que você tem em caixa. Simples, não é mesmo?
Então lembre-se que para preencher o livro, basta colocar todos os pagamentos e recebimentos e especificar o histórico para que fique ainda mais fácil identificar cada entrada e saída.
Vale ressaltar ainda que a tecnologia é a melhor forma de fazer um controle financeiro do seu negócio, principalmente quando a empresa tem muitas transações por dia.
Pois, ela permite que você automatize uma série de processos para poder focar na entrega de valor aos seus clientes!
Caso queira ter um controle financeiro da sua empresa e acompanhamento de todas as entradas e saídas, conheça o Eleve Gestão.
As respostas para as principais dúvidas sobre o tema
Ainda está com dúvidas a respeito do livro caixa? Entenda mais sobre o assunto!
Livro caixa e fluxo de caixa são a mesma coisa?
O livro caixa e o fluxo de caixa não são a mesma coisa. Isso mesmo! Existem diferenças entre eles. Quer saber quais são? Vamos lá!
O primeiro é um documento que registra os recebimentos e os pagamentos realizados em dinheiro durante um período e que auxilia na contabilidade da empresa.
Já o segundo, considera as atividades operacionais e todas as transações financeiras da empresa, como água, luz, telefone e impostos, por exemplo.
Assim, ele tem uma função mais gerencial, no qual acompanha e controla os gastos e os recebimentos de capital em uma empresa.
Como escolher o formato ideal para esse relatório?
O formato ideal do livro caixa varia para cada empresa, mas o livro físico tem caído em desuso.
A maioria faz todos os registros de maneira digital e utiliza um sistema de gestão de caixa para automatizar todos os processos e otimizar o tempo.
Além disso, a planilha no excel também ajuda no controle do livro e, na maioria das vezes, pode ser importada ou exportada pelo próprio sistema de controle financeiro da sua empresa, o que auxilia para o preenchimento de relatórios e obrigações acessórias.
Como fazer um livro caixa para profissionais liberais?
Os profissionais liberais são aqueles que têm vínculo empregatício ou não com terceiros.
No livro de movimento de caixa para esses profissionais, deverá ser informado mensalmente as receitas e as despesas relativas à prestação de serviços profissionais, de forma cronológica.
Dessa maneira, ele precisa conter os gastos relacionados aos bens de consumo próprio, como:
materiais de escritório;
conservação e reparos;
materiais de limpeza;
materiais de atividades trabalhistas.
A escrituração deve ser realizada por meio eletrônico, utilizando o programa Carnê Leão. Entretanto, o profissional também pode ter um controle feito em um livro caixa físico ou pelo excel, caso deseje.
E para o produtor rural?
O livro de movimento de caixa do produtor rural é feito digitalmente e chama-se Livro Caixa Digital do Produtor Rural (LCDPR) que apura o resultado da atividade rural, auxiliando na Declaração de Imposto de Renda.
Ele surgiu em 2018 e ficou instituído que os produtores rurais que tiverem receita bruta total da atividade rural superior a R$ 4,8 milhões deverão fazer a entrega do livro caixa digital.
Assim, no LCDPR, além dos dados que já foram mencionados neste conteúdo sobre o livro de movimento de caixa, entram também diversas outras especificidades do setor. Por isso, é importante verificar todas as informações antes de fazer o preenchimento.
Tudo pode ser feito por um sistema de gestão de caixa que disponibiliza recursos para a elaboração de um livro caixa para produtor rural.
Como funciona o livro caixa para empresas do Simples Nacional?
O livro de movimento de caixa para empresas do Simples Nacional é obrigatório e não facultativo como para as empresas de outros regimes tributários.
Por isso, ele deve conter as seguintes informações: data, histórico, entrada, saída e saldo final.
Essa obrigatoriedade deve-se ao fato de que as empresas optantes pelo Simples Nacional, precisam fazer uma declaração completa dos valores para a Receita Federal.
Como lançar cartão de crédito no livro caixa?
Os valores de cartão de crédito devem ser lançados na mesma data da fatura do cartão.
Dessa maneira, o cartão de crédito deve ser lançado de acordo com as compras, no qual na data de pagamento da fatura ele estará com um saldo negativo.
Para resolver isso, basta fazer uma transferência entre contas saindo do banco e indo para o cartão.
Quais são as despesas dedutíveis no livro caixa?
As despesas dedutíveis no livro de movimento de caixa são todas as que estão relacionadas ao exercício da atividade profissional para os trabalhadores não assalariados.
Confira algumas despesas dedutíveis a seguir:
Pagamento a terceiros, sem vínculo empregatício, desde que seja necessário para o exercício;
Remuneração a serviços de terceiros, com vínculo empregatício;
Despesas com a manutenção de custeio das atividades profissionais;
Despesas com roupas especiais para o desempenho das atividades;
Gastos com propagandas que tenham relação com a sua atividade profissional;
Honorários profissionais;
Contribuições para sindicatos, associações e conselhos.
Onde inserir o livro caixa na declaração de Imposto de Renda?
O livro de movimento de caixa deve ser informado na Declaração de Impostos de Renda na penúltima coluna da ficha “Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoas Físicas e do Exterior”.
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Agora que você já sabe sobre o livro caixa, que é um documento de registro contábil essencial para o controle financeiro e suporte para a escrituração contábil, que tal conhecer um sistema que possa auxiliar com o preenchimento dele?
O Eleve Gestão é um sistema que foi desenvolvido para atuar como um parceiro administrativo de prestadores de serviços, startups, micro, pequenas e grandes empresas.
Desenvolvemos soluções completas, modernas e flexíveis para ajudar as empresas a direcionarem seus negócios.
Além de auxiliar com o livro de movimento de caixa, ele possui várias funcionalidades para quem precisa otimizar processos burocráticos de tributação, prestação de contas, emissão de notas fiscais e controle de estoque.
Com o Eleve Gestão, você automatiza processos, otimiza o tempo e torna a sua empresa ainda mais produtiva.
Quer conhecer mais sobre o Eleve Gestão, que é um sistema desenvolvido pela maior empresa de tecnologia do país, a TOTVS?
Conclusão
Neste conteúdo, você aprendeu como o livro caixa é importante para a escrituração contábil e para o controle financeiro, além de como fazer a sua escrituração, o seu preenchimento e o que deve constar nele.
Por meio do livro, é possível saber qual o saldo atual de cada mês, identificando os principais pagamentos e recebimentos.
Assim, você terá um controle de todas as contas mensais e saberá qual a situação financeira da sua empresa.
Entretanto, para facilitar o preenchimento do livro de movimento de caixa, mesmo sendo digital, procure deixar todos os registros em dia e automatize os processos com um sistema de controle financeiro.
*Conteúdo Blog TOTVS.
