Recibo de pagamento: Quando emitir, tipos, como fazer e modelo
O recibo de pagamento é um documento bastante presente na rotina de pessoas jurídicas e pessoas físicas. Trata-se de um documento que comprova que uma pessoa ou empresa recebeu um valor por um serviço prestado ou produto vendido.
Além disso, é importante tanto na relação com os clientes finais como também na realização de transações com fornecedores, serviços terceirizados, contas e despesas fixas da empresa, além do recolhimento de tributos. Ou seja, serve como garantia para ambas as partes envolvidas e pode evitar problemas futuros.
Com o recibo em mãos, é possível se prevenir contra problemas de contestação de recebimento de dívida, erros de valores duplicados ou situações em que o pagamento pode aparecer como não realizado.
Por ser um documento importante, é fundamental entender por quanto tempo ele deve ser armazenado, quais os modelos que existem e tipos mais adequados para cada ocasião.
Quando é preciso emitir um recibo de pagamento?
O recibo deve ser emitido sempre que um pagamento é realizado a alguém e, para que ele tenha valor, deve ser assinado pelo prestador do serviço e pela pessoa a quem o pagamento foi realizado.
Esses serviços podem ser desde um pequeno conserto até honorários advocatícios pela defesa de uma causa, por exemplo.
Ou seja, em termos simples: qualquer serviço prestado pode (e deve) ser conhecido por meio de um recibo.
Quais são os tipos mais comuns?
Existem vários modelos e tipos disponíveis na internet para você utilizar como modelo na hora de fazer suas transações
Contudo, é preciso entender a diferença entre os principais tipos de recibo para saber escolher qual é o mais adequado para a sua empresa.
Em linhas gerais, existem 8 tipos de recibo que são de:
prestação de serviços simples: diz respeito a todo serviço que pode ser contratado ou adquirido por meio do pagamento de uma determinada quantia;
pagamento complementar: acréscimo adicionado ao valor original, correspondente a um outro serviço realizado além do contratado originalmente;
pagamento de locação: comprovante de pagamento do aluguel de um bem móvel ou imóvel;
pagamento de entrada: serve para comprovar o pagamento da entrada de produto ou serviço;
pagamento de parte da dívida: quando um devedor deseja quitar uma parte da dívida, o credor tem a obrigação de emitir um recibo do valor;
quitação antecipada: é quando a parte devedora adianta o pagamento das parcelas com o credor, que deve obrigatoriamente emitir um recibo;
pagamento de mão de obra: quando foi desenvolvido um serviço de natureza manual;
pagamento autônomo (RPA): é parecido com a nota fiscal, mas serve para formalizar a prestação de serviços de um profissional autônomo. É utilizado por prestadores de serviço que não possuem um CNPJ.
A nota fiscal é um documento contábil que comprova a prestação de um serviço. Contudo, ao contrário de um recibo, esse documento não comprova necessariamente um pagamento.
Em vários casos, as notas fiscais também servem como comprovantes de pagamento, pois existem empresas que só emitem ou entregam a nota fiscal após o serviço ser pago.
Contudo, esse não é sempre o caso e os dois documentos são diferentes.
Como fazer um recibo de pagamento simples?
Na hora de preencher o recibo, você pode buscar por modelos prontos disponíveis online ou fazer, em um arquivo em branco, seu próprio template.
O mais importante é se atentar para as informações que devem estar presentes, como:
nome do documento: lembre-se de colocar o nome “Recibo”, “Recibo de pagamento” ou “Declaração de pagamento” no cabeçalho da folha em branco;
descrição do recebimento: é preciso discriminar o serviço de quem vai receber o valor pago. Portanto, escreva como se fosse a própria pessoa que recebeu o dinheiro e, se necessário, também descreva a maneira como o pagamento está sendo feito (se é à vista ou de maneira parcelada etc.);
valores em números por extenso: para sua segurança e de quem está recebendo, é fundamental que os números também sejam escritos por extenso – exemplo: R$100,00 (cem reais) -, pois, de acordo com a legislação brasileira, nos casos de divergência entre o valor numérico e o escrito, prevalece o valor descrito por extenso;
local, data e assinatura: por fim, para que o recibo fique completo, é importante colocar a data, o local onde o serviço foi prestado (como cidade e Estado), além do espaço para a assinatura. Sempre inclua uma linha com espaço que caiba a assinatura e, abaixo, coloque o nome completo da pessoa que recebeu o pagamento com o seu CPF.
3 Modelos de recibo de pagamento
Como vimos anteriormente, o recibo de pagamento é um documento bastante simples, que pode ser feito facilmente em diversas ferramentas online. Se você deseja ter um exemplo para usar na sua empresa, a opção abaixo pode ser útil, veja:
1. Recibo de pagamento simples
Trata-se de um modelo que pode ser utilizado sempre quando for preciso pagar por algum serviço prestado ou um produto, por exemplo. Confira um exemplo:
Eu, __________ (nome da pessoa que recebeu o pagamento), inscrito (a) no CPF ________ e no RG nª __________ , recebi de ___________ (nome da empresa ou da pessoa que realizou o pagamento) a importância de R$ _________ (valor pago), pelos serviços de ___________________ (descreva o fato ou serviço que está sendo pago).
Localidade, dia do mês e ano.
Assinatura
CPF e nome do Recebedor
Se for pertinente, você pode incluir outras informações também, como número de parcelas, caso seja um pagamento parcelado.
2. Modelo de recibo de prestação de serviço
Conheça um recibo de prestação de serviço que pode ser utilizado para qualquer tipo de serviço e segmento:
Eu, __________, inscrito no CPF sob o nº ________, residente e domiciliado na _________ declaro para os devidos fins que recebi do Sr(a). _________, inscrito no CPF sob o nº ___________, residente e domiciliado na _________, a quantia de R$ _________ referente à prestação do seguinte serviço: _________.
(local e data)
____________________________________________________
Assinatura do contratado
3. Recibo de pagamento de funcionário
Confira agora um modelo de recibo de funcionário que pode ser usado para documentar o salário recebido por um colaborador em uma determinada data:
Recibo de pagamento de funcionário
Nome: Gabriela Leme
CPF: _________
Empresa: Alpha Ltda.
CNPJ: ___________
Data: 31/05/2023
Período: 01/05/2023 a 31/05/2023
Salário bruto: R$ 2.000,00
Descontos:
– INSS: R$ 180,00
– IRPF: R$ 100,00
– Vale-transporte: R$ 80,00
Total de descontos: R$ 360,00
Salário líquido: R$ 1.640,00
Recebi da empresa Alpha Ltda. o valor líquido de R$ 1.640,00 referente ao pagamento do meu salário no período acima mencionado.
Assinatura do funcionário: _______________________
Assinatura do empregador: _______________________
Conte com as soluções do Eleve para emissão de recibos
Para não correr riscos na hora de emitir recibos de pagamento e outros documentos como notas fiscais, ordem de serviço e outras demandas financeiras, a melhor solução é contar com ferramentas desenvolvidas para facilitar a rotina da sua empresa.
As tecnologias Eleve, por exemplo, reúnem uma série de funcionalidades que vão tornar a sua empresa ainda mais produtiva e moderna.
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Conclusão
Agora, ao fim do conteúdo, você já sabe: gerir e emitir os recibos de pagamento da sua empresa é ainda mais fácil com um sistema de gestão financeira.
Esse documento, como vimos, é fundamental para manter a organização e prestação de contas da empresa. Por isso, é importante ter uma preocupação em armazenar e realizar o preenchimento correto.
Além de ser chave na relação da empresa com os clientes, há também os recibos de pagamento que comprovam que a empresa está em dia com os fornecedores, com empresas terceirizadas e também com o Fisco, afinal, todo empreendedor deve declarar IR e outros tributos, de acordo com sua categoria de empresa.
Recibo de Pagamento: Dúvidas frequentes
Agora, confira algumas dúvidas frequentes a respeito deste tema:
O que é um recibo de pagamento?
O recibo de pagamento é um documento que comprova que uma pessoa ou empresa recebeu uma quantia referente à venda de um produto ou serviço. Assim, ele registra uma transação financeira referente ao serviço prestado ou algo que foi adquirido. Ele possui validade fiscal e é diferente de uma nota fiscal, pois ela comprova a posse de uma mercadoria e inclui todos os dados do comprador. Já o recibo de pagamento, é importante para garantir os direitos e deveres de compra e venda, evitar problemas com pagamentos não realizados ou duplicados e manter a organização financeira e contábil da empresa.
Como fazer um recibo de pagamento à mão?
O ideal é que você nunca faça o documento à mão, pois a caligrafia de cada indivíduo pode acabar afetando o entendimento desse documento. Recibos são documentos muito importantes e nunca devem ser feitos a mão também porque podem ser rasurados, extraviados e danificados de diversas maneiras. Portanto, sempre opte por fazer um modelo de recibo no computador, para que todas as informações fiquem claras a fim de evitar problemas no futuro.
Quem assina o recibo de pagamento?
O documento deve ser assinado pelo beneficiário (recebedor) da quantia descrita no documento. No entanto, é importante também que o registro ocorra em duas vias, para que uma fique em posse do pagador também.
Como assinar um recibo de pagamento?
Em primeiro lugar, leia o documento com atenção para verificar se todas as informações presentes estão de acordo com a realidade. Só em seguida, faça a sua assinatura no local destinado.
O recibo vale como comprovante de pagamento?
Nem sempre. Para que um recibo seja aceito como comprovante de pagamento, é preciso que ele tenha sido emitido em duas vias. Além disso, para que um recibo realmente comprove um pagamento, também é necessário que ele tenha informações essenciais, como a data do pagamento, o valor, a forma de pagamento, o nome do fornecedor e uma descrição do que foi comprado.
Por quanto tempo devo guardar um recibo?
Por pelo menos 5 anos. Após esse período, a prestadora de serviços ou vendedora não tem meio judicial para questionar contas em aberto.
É possível fazer o recibo de pagamento no Word ou Excel?
Sim. Existem vários modelos disponíveis na internet. Contudo, para fazer uma gestão e armazenar os recibos de pagamento de maneira otimizada, o melhor é contar com ferramentas digitais de gestão, como o Eleve Gestão.
